Wie so ein Tag abläuft, erzählt euch Niklas. Er sitzt aktuell jeden Dienstag im Sekretariat. Der Orgatag der Azubis beginnt immer um 9:00 Uhr…

9:00 Uhr:

Zu Beginn bin ich für die eingehende Post verantwortlich. Ich sortiere die Post und leite sie an unsere Mitarbeiter weiter. Dabei muss ich sehr aufmerksam sein, da jeder Brief anders zu behandeln ist. Die Ausbilderinnen sind aber bei Fragen jederzeit ansprechbar und unterstützen mich.

10:00 Uhr:

Um 10:00 Uhr startet die sogenannte „Azubi-Runde“, bei welcher es unter anderem meine Aufgabe ist, in jeder Etage die Ausgangspost einzusammeln und auch die tägliche Datensicherung zu betreuen.

10:00-12:30 Uhr:

Zu den laufenden Aufgaben im Sekretariat gehört das Telefonieren, das Vorbereiten der Besucherräume für anstehende Termine, aber auch das Scannen von Belegen oder das Weiterleiten von eingehenden E-Mails. In diese Aufgaben wird man langsam eingearbeitet, bis man sie selbständig erledigen kann.

12:30 Uhr:

Auch hier bin ich wieder im Haus unterwegs, diesmal allerdings mit dem Ziel: Die Partner benötigen ihre Ausgangspost zur Unterschrift. Hierzu sammle ich die Postmappen auf den Etagen ein und verteile sie an die Partner.

14:00-17:00 Uhr:

Wenn die Partner fertig mit der Bearbeitung der Post sind, bin ich für den Postausgang zuständig. Die Briefe müssen erfasst, eingetütet und frankiert werden.
Nun habe ich für die letzten Tätigkeiten im Sekretariat Zeit. Dazu gehören:
- aufräumen und schließen der Besprechungsräume
- die Küche auf Vordermann bringen
und noch ein paar kleine Sachen…

Um 17:30 Uhr ist es dann geschafft, Feierabend! ;)

Meine Meinung: Der Orgatag ist sehr abwechslungsreich und informativ. Man versteht die Abläufe innerhalb des Unternehmens viel besser und kommt auch regelmäßig mit Mandanten oder Mitarbeitern ins Gespräch. Es bietet auch zur Buchführung eine gelungene Abwechslung und man kann ein wenig länger schlafen.